Stanislav Prokupetz (ERP-Projekt):?

Um die Verwaltungsprozesse bereits vor Beginn des eigentlichen ERP-Projekts zu prüfen und aufzunehmen, wurde ein Vorprojekt durchgeführt. In diesem Organisationsberatungsprojekt lag der Fokus vor allem auf den folgenden Themenbl?cken:

• Erarbeitung von SOLL-Prozess- und SOLL-Schnittstellensteckbriefen
• Erarbeitung eines Lastenheftes, welches die Anforderungen der Universit?t Jena an das künftige ERP-System abbildet
• Vorbereitung der Ausschreibung eines neuen ERP-System für die Universit?t Jena

Aufgrund der umfassenden Prozessabbildung sind zahlreiche Stabstellen, Abteilungen, Arbeitsgruppen, etc. im Projekt beteiligt und sind themenspezifisch einzubeziehen. Das hat zur Folge, dass der Abstimmungsaufwand bei einigen Themen zwar recht hoch ist, jedoch letztendlich zu einer erh?hten Qualit?t der Ausschreibungsunterlagen münden. Darüber hinaus führten ausführliche Verhandlungsrunden mit den m?glichen ERP-Implementierern zur Auswahl des Bieters, welcher in der Lage sein sollte, unsere sorgf?ltig formulierten Anforderungen bestm?glich zu erfüllen.

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Katrin Doczik (HISinOne-Projekt):

Die Abl?sung der Altsysteme durch die verschiedenen Bausteine von HISinOne erfolgt nacheinander in drei Teilprojekten. Teilprojekt 1 (APP - Bewerbung und Studienplatzvergabe) gliedert sich in fünf Phasen und befindet sich aktuell in Umsetzung.

Gerade die enge zeitliche Planung machte uns im Teilprojekt 1 der 1. Phase zu schaffen. Die 2. Phase stellte sich eher als organisatorisch herausfordernd dar, da die Projektleitung sowie Teilprojektleitung für das Teilprojekt 1 (APP) wechselte.

Im Vergleich zu den?vorangegangenen?Phasen ?nderte sich in Phase 3 der Umfang der umzusetzenden Anforderungen erheblich. Dazu kam, dass wir uns?bereits mit Beginn der 3. Phase laut Projektplan in Verzug befanden. Um diesem entgegenzuwirken, wurde das Vorgehen in Abstimmung mit der neuen Projektleitung und allen Beteiligten ge?ndert. Anforderungsaufnahme sowie Konfiguration erfolgen seitdem parallel und agil. In kleinen Teams bestehend aus den Fachadministratoren sowie Key Usern (bzw. Prozessverantwortlichen aus den Fachbereichen) und ggf. zus?tzlich geladenen G?sten wird regelm??ig über den aktuellen Umsetzungsstand, Anforderungen sowie m?gliche Softwareprobleme informiert und abgestimmt. Dies f?rdert insbesondere den "Blick über den Tellerrand" für IT und Fachabteilungen. Einerseits ben?tigen wir als IT inhaltliches Verst?ndnis für die fachlichen Prozesse, um Anforderungen zielführend umsetzen zu k?nnen. Die Fachabteilungen müssen andererseits aber auch die Grenzen der technischen Umsetzbarkeit verstehen.

Auch strukturell war das Projekt mit 3 Teilprojekten und 6 Arbeitsgruppen zun?chst nicht optimal aufgestellt.? Zust?ndigkeiten, Aufgaben und Verantwortungsbereiche mussten für eine erfolgreiche abteilungs-/teilprojektübergreifende Zusammenarbeit zwingend gekl?rt und die Projektorganisation angepasst werden.

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Tino Pfeifer (DMS-Projekt):

Ein modernes und leistungsstarkes Dokumentenmanagementsystem kann nicht nur in zahlreichen Prozessen flexibel zum Einsatz kommen, sondern bietet zu dem all die Vorteile eines einheitlichen Speicherorts. W?hrend der Projektinitialisierung war es daher wichtig, die Chancen des Projekts herauszuarbeiten und nachvollziehbar zu kommunizieren. Besonders die starke Einbindung in andere Digitalisierungsprojekte und daraus resultierende Risiken führte zu Bedenken, da vielf?ltige fachliche und technische Verknüpfungen zu eben diesen Projekten bestehen.

Aus diesen Gründen wird das DMS-Projekt sehr transparent durchgeführt. Sowohl die Formulierung der Anforderungen, als auch die generelle Konzeption und der regelm??ige Austausch mit dem HISinOne- sowie dem ERP-Projekt sind wichtige Stellgr??en. Wechselwirkungen werden durch die übergreifende Projektzusammenarbeit erkannt und flie?en systematisch ein.?

Stanislav Prokupetz (ERP-Projekt):

Mit dem erfolgreichen Abschluss des Organisationsberatungsprojekts standen Prozesssteckbriefe, Schnittstellensteckbriefe und ein Lastenheft für die ERP-Ausschreibung zur Verfügung. Gerade die Erarbeitung der IT-Anforderungen im Lastenheft erforderte die Zusammenarbeit von allen Abteilungen im Universit?tsrechenzentrum. Zu den Anforderungen z?hlten u. a. Aspekte zum Datenschutz und der Datensicherheit, der Systemarchitektur, der Performance, der Benutzerfreundlichkeit, dem Support sowie der Wartung und Pflege.

In den im Anschluss durchgeführten Bieter-/Produktpr?sentationen und Verhandlungsrunden konnte ein erster Eindruck der Implementierer und der m?glichen ERP-Systeme gewonnen werden. Anfang Juni erfolgte schlie?lich der Zuschlag.?Gemeinsam mit dem Implementierer "IBM" und dem Beratungsunternehmen "myconsult" wurde am 20.06.2022 die operative Projekt-KickOff-Veranstaltung durchgeführt.?

Mit dem offiziellen ERP-Projektstart werden vom Universit?tsrechenzentrum unter anderem folgende Aufgaben übernommen:

• grundlegende technische Vorbereitungen für das Sizing des ERP-Systems
• Aufbau einer ersten Infrastruktur für den Zugriff auf das Schulungs- und Projektsystem
• Workshops zur Abstimmung der künftigen SAP-Infrastruktur
• Konkretisierung und Fortschreibung der Schnittstellen-Steckbriefe

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Katrin Doczik (HISinOne-Projekt):?

Das Projekt startete offiziell mit der HIS eG im April 2020. Die Infrastruktur (3-Tier-Architektur) konnte bereits Ende Mai/ Anfang Juni 2020 durch die Kollegen der Zentralen Server & Basisinfrastruktur (ZSB) und des Server & Client Managements (SCM) zur Verfügung gestellt werden. Neben der Erarbeitung der Sollprozesse und abzuleitender Anforderungen durch die damalige Teilprojektleitung APP, widmeten sich unsere Fachadministratoren der Datenmigration und der Umsetzung der verschiedenen Themen. Anschlie?end folgte die Testphase, die mit vorher geschulten Vertretern aus den Fachabteilungen durchgeführt wurde. Die ersten 4 Studieng?nge konnten planm??ig am 01.12.2020 für die Bewerbung zum Sommersemester 2021 produktiv genommen werden.?Auch die folgende Bewerbungskampagne zum Wintersemester 2021 sowie Phase 2 mit?weiteren?18 abzubildenden Studieng?ngen starteten planm??ig.

Phase 3 gestaltete sich im Vergleich zu den Vorphasen deutlich aufwendiger. Es erfolgte die Abbildung von mehr als 100 Studieng?ngen sowie die Integration der Bewerbungsplattform der Stiftung für Hochschulzulassung.?Seit?dem 01.05.2022?fungiert HISinOne für die Mehrheit der Studieng?nge als alleinige Bewerbungsplattform "Friedolin 2.0". Ohne die sehr gute Zusammenarbeit unserer Kolleg:innen im Universit?tsrechenzentrum sowie in den Fachabteilungen w?re diese Leistung nicht denkbar gewesen.

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Tino Pfeifer (DMS-Projekt):
Einer der ma?gebenden Erfolgsfaktoren in Projekten ist es, dass die Mitwirkenden die Relevanz und Ziele des Projektes mittragen. Dies gilt besonders für das DMS-Projekt mit seinen unz?hligen Anknüpfungspunkten in so unterschiedliche Themengebiete. Trotz der bestehenden Herausforderungen ist es gelungen, die Notwendigkeit und die Chancen für ein DMS herauszuarbeiten und zu kommunizieren. Um den inhaltlichen Zielen des ERP Projektes folgen zu k?nnen, wird die Ausschreibung im DMS zeitlich versetzt durchgeführt. Nach Verhandlungsrunden und Produktpr?sentationen werden wir im 4. Quartal 2022 einen Zuschlag erteilen k?nnen.? ?

Tino Pfeifer (DMS-Projekt):

Liest man "Dokumentenmanagement", denkt man unweigerlich an Dokumente, welche zentral abgelegt und abgerufen werden k?nnen. Bevor das passieren kann, sind verschiedene Schritte n?tig. Allervoran natürlich die Bereitstellung des Systems. Um einen sicheren und reibungslosen Betrieb zu realisieren, muss die erforderliche Infrastruktur abgestimmt und ein Sicherheitskonzept erstellt werden. Neben einem zukünftig produktiven System sind insbesondere für verschiedene Projektt?tigkeiten Demo-, Test- und Entwicklungssysteme zu installieren. Die Flexibilit?t und die unterschiedlichen Einsatzszenarien von digitaler Datenerfassung, Abbildung von Bearbeitungs- und Genehmigungsworkflows und die Bildung von Dokumentenakten erfordern viel Aufwand für Konfiguration und Customizing, um passgenaue L?sungen bereitzustellen.?

Katrin Doczik (HISinOne-Projekt):?

Das Projekt wird auf der einen Seite von der technischen Bereitstellung gepr?gt. Releasewechsel, Hotfixes, Updates der Basiskomponenten stellen regelm??ig wiederkehrende Aufgaben dar. Auf der anderen Seite müssen darüber hinaus fachliche Anforderungen für die Unterstützung der Prozesse in den Fachabteilungen (unter Beachtung gesetzlicher Regelungen wie z.B. OZG¹, SMV²) abgestimmt, umgesetzt und dokumentiert werden.

Sobald alle Konfigurationen hinterlegt sind (in Teilprojekt 1 z. B.? Bewerbungsbestandteile, Zulassungspakete, Zeitr?ume, Vergabeverfahren, Oberfl?chentexte, Bescheide, ...), werden diese durch die Kolleg:innen der Fachabteilungen in einer durch AWS organisierten und begleiteten Testphase überprüft. Mit Bereitstellung eines Testfallkatalogs führen die Fachanwender die Tests selbstst?ndig durch. Eine Testauswertung und Entscheidung, ob Phasenziele erreicht wurden, erfolgt im Anschluss mit dem Projektteam.

Aufgrund der Abl?sung der Altsysteme stellt die Migration von Studiengangs-, Studierenden-, Leistungs-, Prüfungsordnungs-, Raum- und Veranstaltungsdaten eine zus?tzliche Herausforderung dar. Im Vorfeld muss zwingend eine Datenbereinigung einhergehend mit der ?berarbeitung historisch gewachsener Prozesse stattfinden.

Im Verlauf des Projektes werden weiterhin unterschiedliche Schnittstellen zu den verschiedensten Systemen konzipiert und umgesetzt (z. B. Thoska, Moodle, IAM, ERP, ...). Nicht vergessen werden sollte auch der Support der Fachanwender:innen für bereits produktiv genommene Projektergebnisse.

^1?Online Zugangsgesetz
^2?elektronisches studentisches Meldeverfahren

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Stanislav Prokupetz (ERP-Projekt):

Durch das ERP-System sollen künftig Finanz-, Beschaffungs- und Personaldaten in einer Anwendung gepflegt und bearbeitet werden k?nnen. Der Zugriff muss somit entsprechend der Abteilungszugeh?rigkeit (bzw. entsprechend der Verantwortlichkeiten) sichergestellt werden. Die Konzeption und der Aufbau der Infrastruktur (inkl. der ben?tigten Hardware, Server, Datenbanken und Schnittstellen zu anderen Systemen) stellt somit nur einen Teil der Aufgaben bei der Umsetzung dar. Durch die Begleitung und Unterstützung der Fachbereiche bei der Konzeptionierung der ERP-Prozesse ergeben sich immer wieder Abstimmungs- und ?nderungsbedarfe, welche durch die Berater und Anwendungsbetreuer zu konfigurieren sind. Auch die Konzeptionierung und Umsetzung der Migrationst?tigkeiten stellen zentrale Schritte im ERP-Projekt dar. Im Zuge der Implementierung müssen die letztendliche Einbettung in ein entsprechendes Rollen- und Berechtigungs-System ebenso wie die anschlie?enden Funktions- und Integrationstests erfolgen. Zur Vorbereitung des Betriebs des ERP-Systems sind Performance- sowie sicherheitsbedingt auch Penetrations-Tests der gesamten IT-Infrastruktur, Anwendung sowie auch der Schnittstellen durchzuführen. Bei den genannten und zahlreichen weiteren T?tigkeiten stellt das Rechenzentrum der Universit?t Jena einen zentralen Baustein des Digitalisierungsvorhabens dar.

Stanislav Prokupetz (ERP-Projekt):?

Mit der Erteilung des Zuschlags an den Dienstleister "IBM" ist das ERP-Projekt offiziell gestartet. Im ersten Schritt wird gemeinsam mit dem Implementierer eine Detailplanung für das Projekt erarbeitet. Um die Systemfunktionalit?ten kennenzulernen, diese besser bewerten und Entscheidungen im Rahmen der Workshops treffen zu k?nnen, nehmen die Projektmitwirkenden an initialen Schulungen im Juni und Juli 2022 teil.

Anschlie?end beginnt die Konzeptionsphase. Neben internen und externen Besprechungen, werden auch Workshops und Prozesswerkst?tten durchgeführt. Die Intention ist es, die bestehenden SOLL-Prozessabl?ufe gemeinsam mit dem Implementierer auf Ihre Umsetzbarkeit zu überprüfen und Ziel-Prozesse zu formulieren, welche mit den Systemfunktionalit?ten in Einklang zu bringen und im künftigen SAP-System zu realisieren sind.

Dieser sukzessive Aufbau wird sich in der initialen Konzeption und dem anschlie?enden Aufbau der IT-Infrastruktur?widerspiegeln.?

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Katrin Doczik (HISinOne-Projekt):

Ab dem 01.12.2022 k?nnen geplant weitere Masterstudieng?nge über "Friedolin 2.0" beworben werden. Die Anforderungsaufnahme und teilweise Umsetzung für die letzte Teilprojektphase werden weiter vorangetrieben. Erg?nzend dazu wird daran gearbeitet, HISinOne soweit wie m?glich in das Corporate Design der Universit?t zu überführen. Auch eine Schnittstelle zwischen HISinOne und Thoska mit Einsatz des Talend ESB ist geplant.

Parallel arbeiten wir an der (schon sehr lang) angestrebten Einbindung des Sprachenzentrums. Hierfür bedarf es jedoch im Vorfeld der Kl?rung verschiedener Herausforderungen. Aktuell werden hierfür, aber auch in Vorbereitung der Datenmigration für die Teilprojekte 2 & 3, Themen wie z. B. die Kl?rung und Abbildung unterschiedlicher H?rergruppen angegangen. Wir erhoffen uns damit zukünftig nach M?glichkeit alle Nutzergruppen, die mit dem Campusmanagementsystem arbeiten wollen, sinnvoll integrieren zu k?nnen. Desweiteren wird die Einführung des Dokumentenmanagementsystems begleitet, um die Abbildung der elektronischen Studierendenakte für das Teilprojekt 2 (Studierenden- & Gebührenmanagement) optimal vorzubereiten. Auch die Digitalisierungsbestrebungen im Rahmen des OZG, entsprechend stattfindende Workshops und Informationen bedürfen unserer Aufmerksamkeit und müssen in unsere Arbeit und Planung einflie?en.

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Tino Pfeifer (DMS-Projekt):

Um alle zukünftig eingesetzten Funktionalit?ten des DMS einzubeziehen, werden selbstverst?ndlich auch exemplarische Fachprozesse (inkl. der technischen Anforderungen) definiert. Diese werden Teil der anschlie?enden Ausschreibung sein. Der für November geplante Zuschlag soll Ende des Jahres in ein Projekt münden. Bereits Anfang 2023 k?nnten mit dem Start des Implementierungsprojekts erste produktive Umsetzungen erfolgen.??